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郑州财经学院文件材料归档要求
日期:2021-12-22 14:04:27  发布人:澳门威斯尼斯人手机app  浏览量:0

郑州财经学院文件材料归档要求

高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》以及学校实情,特制订我校文件材料归档范围及要求。

一、归档原则

1、归档的文件材料,必须对学校和社会有史料和研究价值,具有参考价值和凭证作用。

2、归档的文件材料,必须反映学校各项活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3、归档的文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持文件的原貌,保持彼此间的有机联系和成套性特点。

总之,凡是能够反映我校主要职能活动和基本历史面貌,对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值,对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用的文件材料都应该收集。

二、归档重点:

归档的重点是本校、本部门形成的、不同载体、不同形式的文件材料特别是全局性、综合性的文件材料。上级来文中应以针对学校的指令性、指导性和需要承办的文件材料为主。

三、归档前文件材料的管理

我校文件材料归档实行部门预归档制度,即文件材料的形成部门收集整理,使之有序化归档。各部门确定1名文档管理员,具体承办本部门文件材料的收集、整理、归档工作。各部门根据本部门工作职责和当年工作任务,参照归档范围,编制文件材料预归档类目,并根据工作实际对预归档类目适时进行调整。

四、文件材料归档时间

1、每年集中归档一次,学校各部门应当在次年四月底前归档;

2、各院系等应当在次学年十月底前归档;

3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

五、文件材料的归档要求

1、各类文件材料一般归档一式一份。重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数。

2、应归档的文件材料必须齐全完整、有序,并附有纸质目录和电子目录。照片(包括底片)、录音带、录像带等声像类档案和实物类档案必须同其详细的文字说明材料一起归档;

3、应归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张及文件格式符合国家要求。严禁使用圆珠笔,铅笔,纯蓝及红墨水等书写材料。

4、归档的文件材料必须是原件。

5、归档的文件必须保持其文件之间的有机联系。

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